Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ben Buchner, Josef-Lacher-Straße 4, 94351 Feldkirchen, E-Mail: buchnerben@outlook.de (siehe Impressum).

2. Rollenverteilung bei der Nutzung durch Handwerksbetriebe

werkverwaltung wird ausschließlich an Handwerksbetriebe (Unternehmer) vermietet. Für die Daten, die ein Handwerksbetrieb über werkverwaltung zu seinen eigenen Kunden, Mitarbeitern und Projekten verarbeitet, ist der jeweilige Handwerksbetrieb Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; werkverwaltung verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) im Auftrag des Betriebs. Diese Erklärung betrifft die Verarbeitung durch werkverwaltung als Betreiber der Anwendung.

3. Welche Daten verarbeitet werden und wofür

Hosting

Die Anwendung läuft bei Vercel Inc. Beim Aufruf werden technisch notwendige Server-Logs (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL) kurzzeitig verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. f (Betriebssicherheit).

Datenbank

Sämtliche Fachdaten (Kunden, Projekte, Belege, Zeiten, Dokumente) liegen bei Supabase in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (eu-central-1) - innerhalb der EU. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

KI-Funktionen

Für die Spracheingabe und automatische Dokumenten-Klassifizierung werden eingegebene Texte bzw. hochgeladene Dokumente an die Anthropic Claude API (Anthropic PBC, USA) übermittelt; für die Umwandlung von Sprache in Text an die ElevenLabs API (ElevenLabs Inc., USA). Beide Anbieter erhalten dabei nur die zur Verarbeitung der jeweiligen Anfrage nötigen Inhalte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Übermittlung in die USA werden die von den Anbietern bereitgestellten Standardvertragsklauseln als Garantie herangezogen.

Anmeldung & Cookies

Zur Anmeldung wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt (Supabase Auth). Es werden keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies eingesetzt. Bei installierter Offline-Funktion (PWA) werden noch nicht übertragene Zeiterfassungen kurzzeitig im lokalen Speicher des Geräts abgelegt, bis eine Internetverbindung besteht.

E-Mail-Versand

System-E-Mails (z. B. Anmeldebestätigung, Passwort zurücksetzen, Mitarbeiter-Einladung) werden über den E-Mail-Dienst von Hostinger versendet.

4. Speicherdauer

Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Vertragsverhältnis mit dem jeweiligen Handwerksbetrieb besteht. Für fiskalisch relevante Belege (Rechnungen) gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO/GoBD von 10 Jahren.

5. Rechte der betroffenen Personen

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) DSGVO - formlos per E-Mail an obige Adresse. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, für Bayern beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).